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北京妈祖仁爱慈善基金会项目管理制度

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为了加强北京妈祖仁爱慈善基金会(以下简称“基金会”)工作的全面管理,确保工作正常、有序运转,推进工作法制化、制度化、规范化建设,提高管理水平,根据《基金会管理条例》、《北京妈祖仁爱慈善基金会章程》和《北京妈祖仁爱慈善基金会专项基金管理办法》,结合基金会工作实际,特制定本制度。
第一条 基金会实施的项目包括资助型项目和操作型项目。
第二条 按基金会章程规定业务范围、策划方案,设立主要品牌项目,通过网络和其他选择,向国内外公布,供捐赠者选择。
第三条 按捐赠人意愿的立项规定:
(一)捐赠者有明确意愿并符合基金会章程宗旨以及基金会专项基金管理办法的项目可直接立项;
(二)捐赠者无明确受赠者的由基金会秘书处向捐赠者提供建议供选择;无捐赠意愿的,捐赠款列入基金会基金,作为基金会自主立项项目的经费;
(三)根据捐赠者意愿,经实地考察和论证并征得捐赠者同意后,由基金会法人代表(或委托的人员)同捐赠者(或代表)正式签署捐赠协议书;
(四)根据捐赠协议书,由基金会代表同受赠者、单位或其当地执行机构的代表签署定向捐赠协议或项目执行协议。
第四条 基金会自主立项项目的立项规定:
(一)由专人负责制定项目策划方案、年度计划及项目实施办法。
(二)项目策划方案、年度计划及长期规划经秘书长或理事长审批后,报理事会审议通过。
(三)资助型项目由基金会代表同受资助组织的代表签署资助项目协议书。
(五)紧急、小额的救助项目,按《基金会接待求助者办法》执行。
第五条 基金会设立秘书处、项目管理机构,配备专职人员,行使项目管理职责,具体如下:
(一)      具体项目由基金会秘书处根据策划方案、项目纲要和年度项目计划而设计,按照项目周期管理规定进行管理。
(二)      具体项目管理应当保证:
1、    基金会的项目年度计划和策划方案的实现;
2、    与项目纲要相一致,并针对、围绕目标受益人;
3、    项目产生的效果、受益是可以持续的。
(三)      具体项目管理需要:
1、    使用逻辑框架方法进行分析;
2、    在项目周期的每一个步骤,有明确而关键的标准;
3、    在每一个步骤产生高质量的文件,以便进行良好的决策。
(四)      项目管理职责:
秘书长是基金会项目管理的主要负责人,项目专员负责项目日常管理和组织实施工作。
秘书长职责:
1、    确定和调整项目战略方向;
2、    统筹资源;
3、    检查、督导和评估项目的进展;
4、    解决项目重大事项;
5、    向理事会负责并报告项目开展情况。
项目专员职责:
1、    组织制订项目策划方案及年度计划和项目预算,并报秘书长及相关领导审批;
2、    根据工作计划和活动预算,负责经费拨付事宜,确保项目活动所需资金及时拨付到位;
3、    制定统一的项目管理手册;
4、    组织对项目的实施、督导与评估,保证项目顺利实施;
5、    组织召开项目年度工作会议,及时完成年度工作报告和总结,并定期向秘书长及相关领导汇报项目实施进展情况;
6、    负责项目信息交流与分享,推广成功经验;
7、    负责办理或协助办理项目有关外事和行政事宜;
8、    组织协调专家资源为项目提供技术指导与支持;
9、    按要求提交项目进展报告、报表,进行项目的支持与督导;
10、  完成领导交办的其它任务。
(五)项目的审核与批准权限
参照《基金会捐赠项目审批表》规定。项目专员、部门负责人、秘书长和理事长各有权限。
(六)项目的审核与批准程序
参照《项目申报及审批程序》
(七)其他项目文件批准权限及审核程序
1、年度项目计划和预算及其变更文件由理事会按授权批准;
2、所有其他需审核和批准的文件变更的程序与文件本身的审阅程序一致。
第六条  基金会文件归档规定:
1、    所有项目过程中产生的正式文件,以及有必要保存的非正式文件,都应当妥善保存和归档;
2、    需要归档的文件包括项目文件、财务文件及其它相关文件;
3、    文件归档应当由秘书处各部、负责人、项目专员在项目完成之后进行。
第七条 本制度经基金会理事会通过后生效,执行。

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